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为什么资金支出的签批流程越来越长?

  员工报销费用时,都需要哪些人签批呢?中等规模的企业签批流程一般为部门经理、财务部经办人、财务总监、主管副总。如果公司没有实行预算管理,还可能需要总经理签字。这么多人的签批各有其作用,部门经理签字作用是为了证明事项属实,财务部经办人签字是证明发票合规、金额无误、费用在预算范围内,财务总监签字是为了知晓资金流向,副总或总经理签字是审批同意该笔报销。

  这只是是费用报销签批的常规操作,实际可能比这要复杂得多。不少企业架构复杂、矩阵管理、多头负责,员工费用报销动辄需要十数人签字。这么一长串签字真的都有必要吗?

  从内控的角度看,一笔资金支出有三人签批、相互牵制则可避免舞弊。以费用报销为例,这三个人可以是直接主管、部门领导、财务部经办人。企业规模较小时,直接主管、部门领导可能就是一个人。

  资金支出审批签字是重要的内控手段,签批流程一般由财务部门设计。很多企业财务部门喜欢打着加强内控的幌子,肆意把签批流程拉得越来越长。拉长的签批大体可归为两种情形:

  第一,财务对业务思考不够,没有能力识别有效的签批人。本来只需要三人签批就够了,因为不清楚是哪3个人,结果就设计成了13个人签批了。设计者的意图是,只要13个人含住了这3个人,风险就控制住了。道理虽如此,结果未必如此。这种设计容易导致签批跟风走形式,只要前面签了,后面就跟签了事。

  第二,把知情权与审批权混同了。知情权只需要知情,审批权需要决策,设计者没有考虑此中差别。如果只需要对资金支出事项知情,知会即可,并不需要签批。

  把简单问题复杂化就像魔怔一样,几乎会成为管理的趋势。这种趋势等于默认追求内控安全可以损害部分运行效率。在很多人眼里,安全比效率重要,于是冗长的签字流程会被不断强化,不断固化。

  除此之外,会计人员出于免责的考虑,在此过程中不乏推波助澜之嫌。

  2015年11月,华为财务曾因《一次付款的艰难旅程》,被任正非先生签发电邮怒斥,“据我所知,这不是一个偶然事件,不知从何时起,财务忘了自己的本职是为业务服务、为作战服务,什么时候变成了颐指气使,皮之不存,毛将焉附。”

  《一次付款的艰难旅程》背后反映的是财务人趋利避害的“算计”,按流程审批,自己没有责任;不按流程审批,事做成了自己没有功劳,做坏了自己要承担责任。

  除了签字流程长以外,还有的企业追求最后签批人的级别要高,动不动就要求签字流程走到总经理那。果真如此,说明了两点:一是总经理授权不够,凡事愿意亲历亲为;二是总经理用自己的签批做最后的把关。说穿了,还在于公司的制度流程不健全、不规范、不透明,要靠人的责任心去补缺。

  究竟哪些资金支出需要总经理签批呢?我的建议是:①公司处于初创期或规模较小时,总经理“一支笔”不失为好办法;②内控缺失或内控不健全时,总经理做最后的把关;③没有实行预算管理的,总经理决定资金安排;④超预算的资金支出或预算外资金支出,总经理拥有最终决定权;⑤大额资金支出,总经理应亲自掌控;⑥高管的费用报销。

  资金支出签批亟需减政,简政的思路是什么,用任正非先生的话说,让听得见炮声的人做决策。公司要把决策权交给一线办事的人,财务要做的是加强监督权。

责编:liumin2017

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