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员工差旅费报销,你真都明白吗​?

财营网  2019-09-17【

  一、差旅费的报销范围

  会计人员大概都能感觉到差旅费报销有些与众不同,差别在于差旅费报销单的样式会单独设计,差旅费报销单的信息很写实,需要详细填写行程与费用明细。

  差旅费可报销的内容一般包括:①长途交通费(机票、火车票、长途汽车票、轮船票等);②市内交通费(出租车票、公交车票、地铁票、过桥过路费、停车费);③住宿费;④餐费(出差人正常餐饮);⑤杂费(行李托运费、订票费);⑥出差补贴(无票据,现金发放)。

  有个很有趣的现象给大家分享一下,公司的差旅费报销制度大都会提及员工出差可选乘的交通工具,并规定不同级别的员工可选乘何种交通工具,可选择哪档座次。交通工具一般分飞机、火车、高铁、轮船、汽车四种,几乎每家公司写《差旅费报销制度》时都会一样不落的罗列一遍。我做了近20年会计,仅仅在烟台一家企业见到过轮船票,轮船票在其余企业从未冒过泡。大家为什么会先知先觉地把没影的事写进制度呢,我一直怀疑不同公司的《差旅费报销制度》都是从一个源头借鉴过来的。

  除了交通工具的选乘有标准,《差旅费报销制度》还会约定员工住宿的标准。基本思想是,员工级别越高,“官”越大,住宿标准越高。

  二、出差补贴如何报销

  员工出差一般都会按天数计算出差补贴。出差天数怎么算呢?不同公司有不同的算法。聊举几例,①算头不算尾或算尾不算头,如3月1日出行,3月8日返回,算7天,这是多数公司采用的算法;②头尾都算,如上例,算为8天,这是对员工最有利的算法;③根据出行与返回的时间点判断,如出行为12点以前,算作1天,如返回为12点以后,算作1天。

  出差补贴如何报销,以前这是没有争议的话题。出差一天补助现金若干,直接计入差旅费中报销即可。现在呢,在部分省市继续此种操作恐怕不妥了,譬如,北京的税务就不认可此做法,如不能提供发票,出差补贴一律要并入当月工资计征个人所得税。

  三、容易混淆在差旅费中的其他费用

  差旅费有个显著特征,大都会有异地往返的机票、火车票等。要注意了,并非有机票、火车票的异地出行都能作差旅费报销。这涉及到六种情形,不同情形当记录于不同科目。

  第一种情形,员工因工作原因发生的交通费,在差旅费科目报销;

  第二种情形,因业务往来,客户人员在单位报销的交通费作为业务招待费报销;

  第三种情形,员工的探亲、团建等发生的交通费,在职工福利费科目报销;

  第四种情形,员工在外地学习培训发生的交通费,作为职工教育经费报销。

  第五种情形,员工赴外地参加会议发生的交通费,作为会议费报销;

  第六种情形,公司在筹建期间,员工发生的交通费在开办费中报销。

  譬如,公司组织员工旅游发生的费用就不能列支为差旅费,这么做了,会有逃税之嫌。正确做法是,将员工旅游费并入员工工资一并计征个税。

  此外,差旅费中还不能列支以下内容:外部人员来公司考察、调研发生的差旅费;员工出差时有商务宴请费。

  外部人员来公司考察、调研发生的交通、住宿费,需在业务招待费中列支。譬如,做年报审计,审计人员来公司时发生的差旅费如由被审计公司承担,只能记作业务招待费,不能全额在企业所得税前扣除。考虑过这里面的税收筹划思维吗?审计人员的差旅费不妨改由会计师事务所承担,与被审计单位结算时做大审计费(加上差旅费)即可。

  有个细节要注意,员工出差时本人的日常餐费不必在招待费列支,可作为差旅费报销。但员工出差时有商务宴请的,此时发生的餐饮费,则需在招待费中列支,不能将之作为差旅费报销。

  四、员工出差交通费的进项扣除新规

  自2019年4月1日起,纳税人购进国内旅客运输服务,其进项税额允许从销项税额中抵扣。具体涉及四种情形:

  第一,取得增值税电子普通发票的,为发票上注明的税额;

  第二,取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的,为按照下列公式计算进项税额:航空旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷ (1+9%)× 9% ;

  第三,取得注明旅客身份信息的铁路车票的,为按照下列公式计算的进项税额:铁路旅客运输进项税额=票面金额÷ (1+9%)× 9% ;

  第四,取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的,按照下列公式计算进项税额:公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷(1+3%)× 3%。

  按这一规定,火车票、飞机票以及实名的汽车票、轮船票费用报销时进项可计算扣除,打车票则不能做进项扣除。

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责编:liumin2017

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