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常见的会计凭证格式有哪些?

财营网  2019-06-05【

  基于会计凭证不仅为会计工作的第一要素,也是推动业务工作,监控其运作和完成进程的工具,故经济发达、法制完善国家,在相关的公司法、票据法、商业会计法和企业会计制度中,对会计凭证的内容、格式,一般都有统一的规定。

  (一) 收款凭证

  系专供办理现金、银行存款(包括支票、汇票等票据)收入事项使用的记账凭证,其内容、格式如证式6-1,并按白纸红字(线条)印刷,以符传统会计惯例。在会计实务中,系根据交款人缴纳的现金、银行支票等票据及有关足以说明交款数额、内容、性质或事由的原始凭证编制。如为人民币,直接填入“记账本位币”栏即可;若为外币,应注明“币种”,并将外币金额填入“原币”栏,再按“记账汇率”折合为人民币,填入“记账本位币”栏。收款凭证的现金科目本身为借,填于凭证的左上方;对应的贷方科目、金额及摘要,分别填于相应栏的同一行;“记账本位币”栏的合计数,为借方现金科目的金额。

  (二)付款凭证

  系专供办理现金、银行存款(包括支票、汇票等票据)支付事项使用的记账凭证,其内容、格式如证式6—2,并按白纸兰字(线条)印刷,以符传统会计惯例。在会计实务中, 系根据有关足以说明应预付现(包括支票、本票等票据)原因、性质及金额的原始凭证编制之。如为人民币,直接填入“记账本位币”栏即可;若为外币,则应注明“币种”,并将外币金额填入“原币”栏,再按“记账汇率”折合为人民币,填入“记账本位币”栏。付款凭证的现金科目本身为贷,填于凭证的左上方;对应的借方科目、金额及摘要,分别填于相应栏的同一行;“记账本位币”栏的合计数,为贷方现金科目的金额。

  (三)转账凭证

  系专供办理非现金交易事项账务处理使用的记账凭证,其内容、格式如证式6-3,并按白纸绿字(线条)印刷,以符传统会计惯例。主要系根据经济个体内部的交易事项,如因生产产品领用原材料,产成品的入库与出库,资产折旧、折耗计提与摊销,应收应付、预收预付账项的整理调整、结算,以及会计错误的更正等具体工作需要而填制。另外,如年终结算时涉及外汇资产、负债账项的调整,则应将外币的“币种”、金额,在摘要或备注栏内注明;其借、贷科目及金额,分别填入相应各栏的同一行。

  (四)旅差费报销单

  系专供员工因公出差,报支差旅费使用的原始凭证,并兼代记账凭证,其内容、格式如证式6-4;并按白纸兰字(线条)印刷。根据出差的实际情况,及有关事宜的原始单证,和规定的补贴标准等,依格式界定的项目,分别计算汇总填列。如涉及外币支付,应另单填报,并在备注栏注明“币种”,以便识别。

  凭证右上角的戳子,系供代记账凭证的借贷分录及编号使用,以简化记账凭证的填制手续。

  (五)费用报销单

  系供除旅差费以外的其他各种费用报销专用,其内容格式如证式6—5,并按白纸兰字(线条)印刷。根据实际发生费用、耗费支出的原始凭证,依费用性质,分别按其明细目(参见会计科目表或科目内容说明)予以汇总填入借方科目及同行金额栏;其对应贷方科目,填于凭证的左上方,一如“付款凭证”的情况同,合计金额数即为贷方科目的金额。本凭证既是内部原始凭证,又是记账凭证,兼代付款或转账凭证。

  (六)采购通知单

  系供办理原材料、商品、物资采购业务,及会计工作使用的一式五联内部凭证,其内容、格式如证式6-6;第一、五联用白纸绿字(线条)、第二联兰字(线条),第三、四联粉红色字(线条)印刷,以资识别。

  本凭证由专责原材料采购业务部门经办,根据供应客户的发票等结算单证,与订货合同核对无误后,按格式、项目内容和要求,一次套写产生;其使用方法及在业务和会计工作上的作用,可概述如下:

  1、第一联:“采购通知单”由经办留存备查,然后将第五联“提货通知单”及供应客户的发货清单,交提运部门凭以作好提货准备工作,及办理提货送交收料仓库;另将第二、三、四联,连同发票账单等原始凭证,移送财务会计部门;

  2、财务会计部门对业务部门转来的“采购通知单”,经与随附账单审核无误后,将第二联(代付款凭证)及附件留以办理付款手续,将付款日期填入“付款日期”栏,在“分录戳记”上填入应借应贷的会计科目,由出纳于付款后填注日期及编号,据以登记相关明细账;另将第三、四联“入库通知单”,经材料会计员转送收货仓库,以便作好仓储验收的准备工作;

  3、仓库收到提运部门送来的原材料、货物后,应根据“入库通知单”所列货品目录,逐一点数、计量,验收入库,经核实无误后将实收数,以套写方式填入第三、四联“入库通知单”的“实收”栏,据以登记仓库存货明细账,并将入库单留于各该账页之上(或下);

  4、上述存货明细账经材料会计稽核后,将第三联入库单留仓库存查;第四联入库单按原材料类别分类整理,定期或月终汇总编制“入库汇总表”,一并移送财务会计部门,凭以进行有关材料会计总账的账务处理工作。

  由上述可知,“采购通知单”实为组织、安排、了解和控制采购业务工作进行过程,加强业务与财务的联系,以及作为相关材料会计处理的依据和工具。

  (七)供应结算单

  系专供办理商品、产品、物资销售业务,和会计工作使用的一式六联内部凭证,其内容、格式如证式6—7;第一、二联用白纸浅蓝字(线条),第三、四联红字(线条),第五、六联绿字(线条)印刷,以资识别。

  本凭证由专责销售业务部门经办,根据客户购货订单、销货合同等商业文件,按格式、项目内容和要求,一次套写产生。其使用方法及在业务和会计工作上的作用,可概述如:

  1、第一联:“供应结算单”由经办留存备查;然后将二至六联交买主,持以到财务部门办理付款提货手续。如采用先提货后付款的销售结算方式,买主即可持以向发货仓库办理提货(或委托代办送货及托收承付结算)手续。

  2、仓库根据手续完备的“发货通知单(第二联)”,即行点数、计量、整理、包装,完成发货手续,将核实无误的发货数字,以套写的方式填入二至六联的“实发”栏,将第二联留仓库存查,并据以登记存货明货账;将三~六联交买主持以到财务部门(或材料会计员)办理付款(或托收承付)结算手续。

  3、如采用先付款后提货结算方式,财务部门根据实发数、销售单价、核计销货总额无误后,第三联“代收款凭证”交出纳凭以办理收款入账手续;第五联“出库单”按产品物资类别分类整理,定期或月终汇总编制“出库汇总表”(亦即销货成本表);第四联(代发票)、第六联(代发货清单)交购客户收执,凭以向发货仓库办理提货手续。

  4、如为委托收款结算方式,仓库发货后将三至五联转销售财务部门,即凭第四联“代发票”及“委托收款证书”,办理“托收承付”结算手续;第六联交购货客户凭以向单位收货仓库交货。

  由上述可知,供应结算单,同样在业务和会计工作上,可以作为组织、安排、了解、掌握销售业务工作进行过程和完成进度,以及货款结算情况的管理控制工具。

  (八)工程结算单

  系供建筑安装等基建工程项目办理收、付款结算业务,和相关双方账务处理使用的一式五联单,其内容、格式如证式6-8;第一联用白纸绿字(线条),第二、三联兰字(线条)、第四、五联红字(线条)印刷,以资识别。

  本凭证由建设单位工程监理部门,根据承建单位的“工程进度(或竣工)付款(结算)通知单”等有关资料,经审查核实后按格式、项目内容,由地盘监理部门经办,一次套产生(其中:“本期应付”系指施工单位“工程进度付款通知单”列之金额),其使用方法及在业务和会计工作上的作用,可概述如下:

  1、第一联,工程付款结算单:经地盘监理、工程部门经办、主管审核,及总经理(或经授权之总工程师)审批后,由经办留存备查;

  2、将第二、三联“付款通知单”交本单位财务部门,凭以备款待付,并于付款后将第三联转预算主管部门,作为监察预算执行,及控制拨款的依据;将第四、五联“收款通知单”,转交收款单位经办,凭以向税收部门洽办开出“工程结算发票”,并交付营业税及附加。

  3、收款单位财务部门开妥“建筑安装专用发票”后,凭以向付款单位财务部门,办理工程款项结算手续;第四联代收款通知单,据以收款,第五联转交负责工程价款结算经办存查,并凭以作为办理次期工程(进度)价款结算通知单的依据。

  从证式6—8的内容及其使用办法可知,工程结算单不仅对建设、施工单位的工程预算的执行,施工计进度和会计工作的进行,而且对建筑行业的税收入库,也起着严格的监控作用。

  (九)商品房预售结算通知单

  系供房地产企业及物业代理公司预售楼花业务,办理签订“认购书”阶段使用的一式五联单,其内容、格式如证式6—9;第一、五联用白纸绿字(线条)、第二——四联白纸红字(线条)印刷,以资识别。

  本结单由售楼业务员,根据“认购书”(或“置业计划书”)列明之预售事项,以套写方式产生,其使用方法及在业务和会计工作上的作用,可以概述如下:

  1、第一联:由售楼业务经办人员留存备查;然后将二至五联交客户持以到财务部门办理付款手续。

  2、财务部门办妥收款手续,并加盖收讫财务专用印章后,将第二联付款通知单(代收据)交客户收执留存,并持以向售楼业务员领取认购书。

  3、第三联收款通知单(代收款凭证)留财务部门凭以作借记“现金”,贷记“存入保证金(如为首期款贷记应收账款)”的收现分录。

  4、第四联收款通知单,由财务部主管售楼业务会计人员留存,凭以了解售楼业务进展、掌握楼款催收、资金回笼、做好资金调度工作的工具,和备供收到首期款后,作为认列“应收账款”的原始凭证。

  5、第五联转交营销部门主管,凭以了解掌握售楼业务进展、资金回笼情况,和做好正式签订商品房买卖合同的准备工作。由此可见,“商品房预售结算单”在了解掌握售楼业务进展,加强财务管理,做好楼款催收以及业务工作,都将起到良好促进作用。

  客户交定金(或首期)后之楼款结算,改以一般通用的“收款收据”办理之。

  (十)加油站交接班(日销量)记录单

  系供经营液体燃料业务企业,对加油站交接班工作记录及日销量统计,供作办理销售业务和财务结算的计算依据的一式二联单;其内容、格式如证式6—10,并用白纸绿字(线条)印刷;“机号”栏可根据其加油机数量及轮班的班数,作适当的调整变动。

  本单由加油站业务统计员,根据交接班的原始记录,整理分析填列,套写产生;经班长审核无误,站长签章后,一联存查,凭以登记销货台账;一联交财会部门,凭以办理销售业务的账务处理。

  (十一)会计凭证在业务与会计工作上的作用

  综合以上一般常用会计凭证格式的论述,想再次强调指出的是:会计凭证,无论是在企业的业务经营活动,还是企业财务会计工作上,都占有十分重要的地位,起着关键性的作用,主要是:

  1、在业务上,可用以作为要求企业内部各部门采取行动的命令,组织、安排、推动各项业务工作进行,了解掌握其过程与完成进度的控制工具。

  2、在会计工作上,可作为财务与业务工作联系的书面证据,凭以进行账务处理(如审核、收、付款),据以记录业务活动的过程与结果的工具,并对财务报表资讯的真实性、有用性产生决定性影响,是达成“对生产过程的控制和观念总结”的簿记任务的主要保证。

  (十二)凭证的规格与一式多联单的名称

  上述各证式的规格大小,除证式8及10,可根据实际需要适当加宽(或长)外,其余证式均为:长24cm×宽12cm,以便凭证的归档保管。

  又一式多联单各联的凭证名称,应视其具体的功能作用而异其名。

责编:liumin2017

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