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手把手教你审核报销原始凭证

财营网  2019-08-09【

  今天有位学员给我发了一个他们单位的报销凭证,咨询我怎么审,由于她是刚刚毕业,觉得完全无从下手,谈到报销原始单据审核的问题,最近咨询的还真不少,其实这个问题我以前在公众号上面也多次撰文解释过,但是随着公众号用户的增加,很多新人也急需要这样的文章,今天再一次给大家系统的进行梳理。

  凭证的审核我们讲究的三原则:合理、合法、合实。在审核原始凭证的时候抓住这三大要素,多问问为什么,基本也就审核完成了。

  一、合实原则

  任何原始凭证的发生它的凭证后面都关联着一笔甚至是多笔业务,也牵涉到很多的关联关系和人物、事件。而我们在审核原始凭证时首先就要看看它是否是事实,是否是实际发生的,如何判断这些问题,就要依据票据后面所牵涉到的事件和人物关系;

  1、部门领导的审核

  一个部门人员报销的内容其中90%是经过部门领导事先吩咐的,剩余10%也是事后会及时通知部门领导的,所以证明某些费用是否真实,首当其冲要由部门领导签字认可去证实;

  2、相关流程

  有些时候人员发生的费用也许部门领导并不清楚或者是明显是没有实际发生的费用,部门领导也会放任而签字,这个时候财务人员就要借助于公司的相关流程去判断,比如说招待,那么是否有招待审批表;比如说出差,那么是否有出差流程,等等,要借助公司事前的一套流程去判断这些报销凭证背后发生的事情是不是真实的,来决定这些单据是否可以报销;

  3、票据自证

  任何票据都可以形成一条完整的证据链,通过报销单据之间互相印证,也可以判断这些费用的发生是否是真实的。比如司机出差报销过路费,财务人员可以凭借过路费提供的地点和司机出行的路线判断此过路费是否是这次出差发生的费用;如业务人员出差住宿,报的是两天的价格,但是通过来回的返程交通票据可以看出其实当天就已经回来了,那么也可以判断这笔业务的真实与否;再比如有人报销住宿费用一晚上500元,为了证明这个价格是否真实,可以要求出差人员讲住宿的流水单同时附上,酒店的水单是真实的,而发票是经常会虚开的,通过各类票据之间内部的关系,也可以反映这些报销单据发生的真实性;

  4、他人询问

  判断报销的内容是否属实,也可以向同行人员询问;或者是和此笔业务相关的人员咨询,当然这种办法是针对于事态比较严重,有重大影响的情况,一般尽量不用,财务人员如果太坚持原则也不利于团队建设的。

  通过上述的办法,判断出这些报销的单据是不是合实,是不是真实发生的费用后,我们就要进入下一个环节审核,是否合理:

  二、合理原则

  报销人员拿来报销的单据,不是是真实业务就可以全部报销的,作为财务人员还必须把控他的合理性,如何判断合理性呢,财务人员可以从以下几方面入手,对于合理性的审核要求财务人员对于公司内部的各类规章制度必须熟悉

  1、公司规章制度

  每个公司都有相关的费用报销制度,如果没有财务人员可会同各部门制定相关的报销制度,是否合理,先要对照公司的制度,有没有超越制度、歪曲制度、乱用制度的情况出现,或者说有没有存在打制度擦边球的情况,要把一切的费用控制在制度之内执行;

  2、费用预算对比

  审核费用发生的合理性,可以事前做到预算控制,有些费用是可以通过事前的预算去控制费用的发生的,看是否超预算,或者进行横向对比:如开大型的会议,从会场的选择、酒店的预订甚至演出公司的选择,都要有对比和预算,择优选择,这样的费用发生才是合理的;

  3、事前审批

  有些费用的发生往往是建立在事前审批的基础上的,比如说场地租赁费用、用车费用等,这些在事前审批时基本规定了标准,如果实际报销时与这些不符,就具有不其不合理性;

  4、其他手段

  比如行业比价,现在网络很发达,可以通过网络获取我们需要知道的信息,进行比对之后就可以有理性的认识,比如某人报销购置公司工装,如果感觉价格明显偏高,可以通过相关网络获取市场价格进行比对;等等

  通过合理和合实审核后对于报销的原始单据基本在内部可以流通,这个时候我们还需要做最后一步的审核,即:合法性审核。

  三、合法原则

  对于合法性原则的审核要求财务人员必须对于相关法律法规有深刻的认识,这一点也是作为初学者甚至是很多老的会计人员最难以做到的,在日常工作中必须进行勤学习、多积累。这一步也是三步法则中最重要,最关键的一步,如果这一步把握不好,风险将接踵而至,埋下了隐患,所以这一点的审核要慎之又慎。对于合法性的审核我们从以下几步由浅入探讨:

  1、书写的规范性

  会计语言的书写是否规范关系到资金的支付及安全,如果书写有误,很可能在支付款项时错误,给企业造成不必要的损失。会计人员不仅要求报销人员运用规范的会计语言书写,同时对于报销人员签名的位置、报销单据上的费用类型等等都要规范书写,比如招待费用,在报销凭证上有这四个字足以,至于招待谁,这类的就不要写了,有的会计人员将公司送礼的收礼人名单都写在报销凭证上面,这种雷就不要埋了;另外注意审核时除了审批意见,对于原始凭证存在的问题不要写到报销凭证上,财务人员是审核、审批人员,不是经办人员,工作职责要分清楚;

  2、相关附件要齐全

  报销的是什么,要有充足的证据证明,不要就凭一张报销单报销,这样你有理说不清,后续隐患很多,无论是自制的还是外部取得的,除了有特殊规定可以不需要原始单据的,必须附上,一点都不能少;而且对于自制的原始凭证对于其合理性、完整性、相关性等要综合考虑,这些自制原始凭证是否可以证明报销的内容;

  3、所附发票的审核

  (1)发票的真伪。这一点必须做到,首先要对发票真伪进行辨别查询,对于虚假的发票一律不能入账;

  (2)发票要素的审核。发票票面的各类要素要填制完整、齐全、准确,字迹清楚;

  (3)发票合理性的审核。对于取得的发票哪些是企业合理的支出,哪些是不合理的支出要审核;

  (4)专用发票的审核。哪些可以抵扣,抵扣联和发票联是否齐全,是否保存完好,是否超过认证期、是否是可抵扣项目,等等都要审核;

  (5)其他审核。

  通过上述三步审核后,基本所报销的费用从客观角度基本没有问题了,但是从主观上面还是有很多需要考虑的问题,比如从纳税调增调减角度;从个税扣缴角度,等等,这些由于是加入了税收筹划的角度,对于初学者难度可想而知,所以在这类也就不再论述。希望看完本文对于初学者或者是需要了解费用审核的财务人员,可以从这几步做好费用的审核工作。

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责编:liumin2017

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